TUGAS MAKALAH MANAJEMEN
KESALAHAN MANAJEMEN
PT Ghalia Indonesia Printing (GIP)
Dosen pengampu :
Dra. Sri Yuni Widowati, MM
Penyusun :
UNIVERSITAS SEMARANG
2013/2014
Kata pengantar
Assalamu’alaikum warahmatullahi
wabarakatuh.
Alhamdulillahirabbilalamin, banyak nikmat yang Allah
berikan, tetapi sedikit sekali yang kita ingat. Segala puji hanya layak untuk
Allah Tuhan seru sekalian alam atas segala berkat, rahmat, taufik, serta
hidayah-Nya yang tiada terkira besarnya, sehingga penulis dapat menyelesaikan
makalah dengan judul ” KESALAHAN MANAJEMEN PT Ghalia Indonesia Printing (GIP)”.
Dalam
penyusunannya, penulis memperoleh banyak bantuan dari berbagai pihak, karena
itu penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak
yang telah memberikan dukungan, kasih, dan kepercayaan yang begitu besar. Dari
sanalah semua kesuksesan ini berawal, semoga semua ini bisa memberikan sedikit
kebahagiaan dan menuntun pada langkah yang lebih baik lagi.
Meskipun
penulis berharap isi dari makalah ini bebas dari kekurangan dan kesalahan,
namun selalu ada yang kurang. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan
saran yang membangun agar makalah ini dapat lebih baik lagi kedepannya.
Akhir kata penulis berharap agar
makalah ini bermanfaat bagi semua pembaca.
DAFTAR ISI
BAB I
PENDAHULUAN
I.1 Latar Belakang Masalah
Dalam suatu perusahaan pasti mempunyai dua unsur penting
yang tidak dapat dipisahkan untuk menunjang kelangsungan hidup perusahaan
tersebut. Dua unsur itu adalah Sumber Daya Manusia dan Sumber Daya Bukan
Manusia. Sumber daya bukan manusia meliputi mesin-mesin, peralatan, bahan baku
dll.
Kedua unsur tersebut dalam operasionalisasinya tidak dapat
dipisahkan satu sama lainnya, karena untuk mencapai tujuan organisasi kedua
unsur tersebut memiliki hubungan timbal balik,di mana unsur yang satu
membutuhkan adanya unsur yang lain. Peranan sumber daya manusia di dalam
perkembangan teknologi industri sangat berperan besar.Walaupun teknologi
secanggih apapun tidak dapat berjalan jika tidak diproses manusia.
Teknik-teknik atau metode yang akurat tidak bisa menghasilkan apa-apabila tidak
ada yang menerapkannya. Bahan baku tidak akan dapat diolah jika tidak ada
manusia yang mengerjakannya. Karena pada dasarnya manusia juga lah yang akan
menjalankan berbagai kegiatan demi tercapainya suatu tujuan organisasi.Sebab,
manusia sebagai tenaga kerja dalam suatu perusahaan akan turut menentukan
produktivitas demi tercapainya kesuksesan.
Sering
terjadinya sustu masalah dalam perusahaan
bisa disebabkan karena manajemen perusahaan yang buruk. Bisa manajemen
SDMnya atau dalam memanajemen mesin-mesin dan peralatan-peralatan perusahaan.
Apabila manajemen SDM nya yang kurang baik kemungkinan dalam manajemen
pengoperasional mesin dalam untuk mengoptimalkan kinerja mesin juga kurang.
Kesalahan
penanganan manajemen SDM pada P.T Ghalia Indonesia Printing telah mengakibatkan
ketidaktepatan dalam pelaksanaan Ujian Nasional tahun 2013. Di 11 propinsi di
Indonesia ujian nasional diundur dari jadwal yang telah ditentukan semula. Ini
diakibatkan pendistribusian soal dari percetakan ke sekolah tidak tepat waktu.
I.2 RUMUSAN MASALAH
Berdasarkan latar belakang masalah
tersebut, rumusan masalah adalah sebagai berikut:
1. Bagaimana
kesiapan P.T GIP dalam pelaksanaan percetakan soal naskah ujian ?
2. Apa
penyebab proses percetakan bisa tidak tepat waktu ?
3. Factor
manajemen manakah yang menyebabkan proses percetakan jadi terhambat ?
4. Jika
dari segi eksternal, apakah yang menyebabkan terhambatnya proses cetak soal ?
5. Apakah
penggunaan manajemen waktu pada perusahaan ini telah tepat ?
6. Bagaimana
proses pendistribusian soal kepada masing-masing sekolah ?
I.3 TINJAUAN PUSTAKA
BAB II
FENOMENA MANAJEMEN PT GHALIA
INDONESIA PRINTING (GIP)
Menengok percetakan yang bikin UN
amburadul
Menengok Kesiapan PT GIP dalam Mencetak Naskah Soal UN
Pelaksanaan
ujian nasional (UN) di 11 provinsi terpaksa ditunda. Amburadulnya UN tahun ini
disebabkan distribusi naskah soal yang terlambat. Beberapa soal juga tertukar
sehingga ribuan peserta UN, tak bisa menjalani ujian.
Salah
satu faktor tertundanya UN adalah kegagalan PT Ghalia Indonesia Printing,
memenuhi target pengiriman naskah soal UN. Perusahaan itu beralamat di Jl
Rancamaya KM 1 Nomor 47, Kelurahan Bojongkerta, Kecamatan Bogor Selatan, Kota
Bogor.
Untuk
menuju ke lokasi pabrik percetakan itu, lebar jalannya pun tidak cukup besar,
namun cukup untuk kendaraan dari dua arah yang berbeda. Posisinya juga tak jauh
dari Jl Raya Sukabumi yang saban hari selalu diwarnai kemacetan.
P.T Ghalia Indonesia Printing mencetak soal untuk Kalimantan Selatan, Kalimantan
Timur, Sulawesi Utara, Sulawesi Tengah, Sulawesi Selatan, Sulawesi Tenggara,
Bali, Nusa Tenggara Barat, Nusa Tenggara Timur, Gorontalo, dan Sulawesi Barat
Direktur P.T GIP menjelaskan, ini untuk kedua kalinya
perusahaannya mencetak soal ujian nasional. Kali ini, dia mengaku kesulitan
memasukkan soal ke boks karena setiap kelas ada 20 variasi soal. Hamzah meminta
kelonggaran waktu 60 hari untuk mencetak dan mendistribusikan karena Ghalia
mencetak paling banyak, namun pihak Kementerian hanya memberi waktu 25 hari.
Untuk mempercepat penyelesaian, P.T GIP menambah jumlah pekerja.
Permasalahan Awal Tender PT GIP
Sangat perlu diadakan penelusuran dan investigasi terutama
berkaitan dengan dugaan suap dalam tender percetakan naskah soal ujian, yang
menjadi sumber karut-marut pelaksanaan UN. Bagaimana mungkin untuk pencetakan
soal-soal ujian yang demikian banyak dan jelimet, salah satu pemenang tendernya
adalah PT Ghalia Indonesia Printing (GIP) yang berkedudukan di Bogor. Tak ada
kepentingan apa pun di balik ini. Tapi yakinlah, ada banyak percetakan
berkualitas, yang tersebar di NTT, Bali, Sulawesi, dan Papua, yang mampu
memenuhi standar mutu dan tenggat waktu yang dibutuhkan untuk pencetakan soal
UN.
Kesalahan Manajemen pada PT GIP
Menurut
sumber yang dapat dipercaya menjelaskan bahwa, pabrik percetakan itu dikelola
dua manajemen yang berbeda. Satu manajemen PT Yudhistira Ghalia Indonesia
selaku penerbit buku pelajaran, dan PT Ghalia Indonesia Printing selaku
perusahaan yang memiliki hajat untuk mencetak naskah soal UN.
"Jadi
bukan karena persoalan infrastrukturnya, kalau soal peralatan tidak baik, sudah
pasti tidak bisa ikut tender, jadi masalahnya itu di manajemen. Manajemennya
buruk," ungkap Mendikbud M Nuh,
Masalah
manajemen PT GIP, lanjut M Nuh, terkait belum dimasukkan naskah ujian itu dalam
amplop untuk dikirim ke sekolah-sekolah di 11 provinsi. "Yang belum
selesai itu pemasukan naskah di amplop untuk dikirim ke sekolah, jadi bukan
persoalan infrastruktur," ujarnya.
Spekulasi Terkait Keterlambatan Soal
Sebenarnya keterlambatan ini sudah tercium sejak H-10
pelaksanaan UN 2013. Semestinya, saat H-10, naskah soal sudah siap dalam
kotak-kotak yang dipilah berdasarkan kabupaten/kota, kelas, dan sekolah.
Kenyataannya, naskah soal masih belum terkumpul rapi pada H-10.
PT Ghalia Indonesia Printing meminta
waktu 60 hari untuk merampungkan pekerjaan mereka namun Kemendikbud hanya
memberikan 25 hari
Areal percetakan terlalu penuh. Memasukan soal ke amplop sudah selesai. Tapi untuk dimasukan ke box sesuai sekolah itu yang sedikit lama. Materi cukup kompleks sehingga packing terhambat. Untuk mengatasi tersebut, pihak P.T Ghalia Indonesia Printing menyatakan telah menambah jumlah karyawan agar proses pengepakan segera selesai. Normalnya P.T GIP memakai 200 pegawai, sekarang ditambah sampai 500 karyawan.
Jika membaca berita-berita yang beredar
saat ini, ada beberapa “pengakuan dan fakta” yang bisa digunakan untuk
mendapatkan root cause dan harus dibuktikan lebih lanjut:
1) Kamil Zaki Permada, perwakilan PT Ghalia
dari divisi legal, mengungkapkan keterlambatan itu akibat order soal dari
Kementerian Pendidikan Nasional terlambat masuk percetakan. Menurutnya order
soal seharusnya masuk ke percetakan 60 hari sebelum UN sesuai perjanjian kerja.
Namun pada kenyataannya soal baru masuk 25 hari menjelang pelaksanaan UN
(metrotvnews.com 15/4).
2) Direktur PT Ghalia Indonesia Printing,
Lukman Hamzah mengakui kesulitan dalam menyeleksi naskah ujian nasional tiap
sekolah. Selain itu, banyaknya jumlah soal yang dicetak dan kurangnya sumber
daya manusia (SDM) dalam memasukkan kategori-kategori soal ujian (VIVA.co.id)
Alur
Proses Cetak Soal
Apakah cukup waktu 25 hari padahal standard waktu
cetak PT Ghalia adalah 60 hari untuk 106,5 juta soal ujian? (© VIVA.co.id)
Secara garis besar, proses Pre-Press memerlukan
waktu paling tidak 5 hari kerja. Data yang diterima dari Customer, dalam hal
ini Diknas, tidak bisa serta merta dicetak seperti kita mencetak file dari
komputer. Ada proses di bagian DTP (Desktop to Publishing), dimana data
(biasanya file pdf) di mounting atau diatur sedemikian rupa sehingga setelah
cetak, posisi masing-masing halaman bisa ketemu, serta dilengkapi dengan
pascruiss (garis bantu untuk pemotongan kertas setelah cetak). Tentunya ini
harus disesuaikan dengan ukuran kertas dan jenis mesin printing yang akan
digunakan.
Jika menggunakan 2 mesin yang
berbeda, tentunya akan ada 2 data pula. Konon, ada 20 jenis soal untuk tiap
mata pelajaran yang diuji. Artinya, operator DTP minimal harus membuat 80 jenis
data mounting untuk 4 mata pelajaran UN(diluar data untuk kertas jawaban lho). Lalu
data mounting yang telah dibuat harus di print out dan diperiksa oleh bagian
Quality Control (QC) serta dicocokkan dengan data pdf yang asli. Jika PT Ghalia
mempunyai mesin comparison data, waktu yang dibutuhkan tidak akan lebih lama
dibandingkan dengan pemeriksaan manual (visual) oleh Inspektor QC. Setelah
pemeriksaan selesai, biasanya print out data tersebut dibawa ke Customer untuk
mendapatkan approval (persetujuan). Ini-pun perlu waktu dari Customer untuk
memeriksa print out data tersebut. Setelah mendapatkan approval Customer,
mulailah proses pembuatan Plate untuk mencetak. Jika PT Ghalia mempunyai mesin
CTP (Computer to Plate) tentu proses ini akan lebih cepat dari pada menggunakan
mesin CTF (Computer to Film). Karena CTP memungkinkan kita membuat Plate cetak
dengan hanya menekan tombol enter di komputer. Sedangkan CTF, outputnya adalah
Film yang harus di proses lagi menjadi Plate cetak.
Jika proses pembuatan Plate cetak sudah
selesai, maka barulah bisa dimulai proses cetak menggunakan mesin cetak.
Tentunya ada proses persiapan, proses approval awal sebelum proses cetak,
sehingga kesalahan cetak bisa dideteksi sedini mungkin.
Estimasi
Perhitungan Percetakan Soal (Pengoptimalan Manajemen Waktu)
Proses cetak tergantung kemampuan mesin cetak,
ada mesin yang mampu mencetak 13.000 - 20.000 lembar per jam. Dari jumlah mesin
yang digunakan, bisa dihitung estimasi berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk
mencetak 106,5 juta soal ujian.
Estimasinya sbb.:
Anggap saja 1 mesin cetak mampu mencetak
20.000 lembar per jam.
Jika PT Ghalia menggunakan 10 mesin cetak
yang sama, maka berapa waktu yang dibutuhkan untuk mencetak 106,5 juta lembar?
Jawab :
106.500.000 lembar : 20.000 lembar/jam =
5.325 jam untuk 1 mesin.
Jika 10 mesin, maka masing-masing mesin
perlu waktu 532,5 jam atau 22,185 hari.
Memang,
angka diatas adalah perhitungan kasar. Karena ada beberapa cara untuk
mempersingkat waktu cetak, misalnya mencetak diatas kertas ukuran plano,
sehingga dalam satu kertas bisa memuat beberapa soal ukuran A4 . Yang perlu
dicatat adalah ada kalanya proses cetak tidak mulus begitu saja, terkadang ada
masalah yang membuat Operator menghentikan mesin ditengah proses cetak. Apalagi
jika PT Ghalia memberlakukan sistem 3 shift untuk menguber waktu delivery,
tentunya masalah-masalah yang terjadi ditengah proses akan lebih banyak. Ini
perlu didata waktunya sebagai waktu yang terbuang.
Kesalahan
Manajemen SDM PT GIP
Kenapa (Why 2) sulit menyeleksi naskah ujian
nasional tiap sekolah?
Saya hanya membayangkan, dari 106,5 juta
soal ujian dipilah-pilah lagi menurut mata pelajarannya, kemudian dipilah lagi
menurut jenis-jenis soalnya (konon ada 20 jenis) dan dipilah-pilah lagi untuk
daerah tujuan (11 provinsi) serta beberapa rayon dan sekolah didalam provinsi
tersebut, ini memerlukan sumbar daya manusia yang mumpuni.
Jika sang Direktur sudah mengakui
kesulitannya, ini berarti ada kesalahan Management dimana mereka tidak
siap dengan SDM untuk melakukan pekerjaan besar ini. Makanya, jangan heran
apabila ada lembar soal yang kurang atau tertukar pada saat pelaksanaan UN.
Enam percetakan yang ikut serta dalam proyek UN
2013 ini adalah PT Pura Barutama, PT Balebat Dedikasi Prima, PT Ghalia
Indonesia Printing, PT Jasuindo Tiga Perkasa, PT Karsa Wira Utama, dan PT
Temprina Media Grafika. Dari enam perusahaan percetakan itu, hanya satu
percetakan yang melakukan kesalahan fatal pada UN tahun ini, yakni PT Ghalia
Printing Indonesia. Naskah-naskah soal ujian yang dicetak oleh PT Ghalia terlambat
dikirimkan ke daerah.
Hasil Investigasi terhadap Manajemen PT
GIP
Mengapa
Kemendikbud tidak mempercayakan pekerjaan itu ke daerah-daerah, dan hanya
percaya kepada PT GIP? Padahal, dengan mencetak tersebar di daerah-daerah,
tenggat waktu tidak akan menjadi masalah dan distribusi soal-soal UN pun bisa
lebih cepat. Bila Kemendikbud meragukan terjaganya karahasiaan soal, hal itu
tak perlu dirisaukan. Tempatkan para pengawas yang matanya selalu siap
mengawasi potensi kebocoran soal. Ini tidak sulit. Tapi, sekali lagi, godaan
uang rupanya lebih kencang ketimbang hasrat untuk meningkatkan mutu pendidikan
nasional.
Sebelumnya,
Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Kemendikbud) menyatakan bahwa
keterlambatan distribusi soal-soal Ujian Nasional (UN) adalah murni kesalahan
PT Ghalia Indonesia Printing sebagai perusahan pemenang tender pencetakan soal
ujian.
Wakil Menteri
Pendidikan dan Kebudayaan Bidang Pendidikan, Musliar Kasim, menjelaskan PT
Ghalia mengalami masalah teknis sehingga tidak bisa menyelesaikan pengadaan
soal ujian tepat waktu.
Karena itu, Musliar menyampaikan bahwa
Kemedikbud bersedia diperiksa jika memang keterlambatan pencetakan soal ujian
yang menyebabkan UN terkendala adalah kesalahan pihaknya.
Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan telah mempelajari penyebab
keterlambatan distribusi soal UN untuk SMA/MA/SMA LB/Paket C pekan lalu.
Hasilnya, menurut Menteri Mohammad Nuh, terletak pada pengalihan percetakkan UN dari PT Ghalia Indonesia Printing kepada tiga percetakan pemenang tender UN lainnya.
"Jadi setelah kami pelajari keterlambatan UN SMA kemarin kami yakin tidak mungkin PT Ghalia menyelesaikan. Maka kami ambil alihkan ke tiga percetakkan lainnya," kata Nuh saat melakukan inspeksi mendadak (sidak) Ujian Nasional (UN) Senin (22/4) di SMPN 30 Jakarta Utara.
Mengenai kesalahan distribusi, Nuh meminta agar diantisipasi dengan baik oleh dinas pendidikan di daerah. Caranya dengan saling koordinasi antara dinas pendidikan provinsi hingga kabupaten/kota.
Hasilnya, menurut Menteri Mohammad Nuh, terletak pada pengalihan percetakkan UN dari PT Ghalia Indonesia Printing kepada tiga percetakan pemenang tender UN lainnya.
"Jadi setelah kami pelajari keterlambatan UN SMA kemarin kami yakin tidak mungkin PT Ghalia menyelesaikan. Maka kami ambil alihkan ke tiga percetakkan lainnya," kata Nuh saat melakukan inspeksi mendadak (sidak) Ujian Nasional (UN) Senin (22/4) di SMPN 30 Jakarta Utara.
Mengenai kesalahan distribusi, Nuh meminta agar diantisipasi dengan baik oleh dinas pendidikan di daerah. Caranya dengan saling koordinasi antara dinas pendidikan provinsi hingga kabupaten/kota.
BAB III
PENUTUP
Kesalahan dalam pengelolaan manajemen dalam perusahaan percetakan ini sangat terlihat. Dimana sang Direktur telah mengakui bahwa mengalami banyak hambatan dan kesuliatan dalam menangani proyek ini. Perusahaan kekurangan banyak tenaga ahli, dalam proses percetakan maupun proses packing soal yang dicetak. Kinerja dalam pengelolaan mesin cetaknyapun kurang maksimal, karena perusahaan memakai sistem kerja 3 shift. Disinilah letak kurang maksimalnya kinerja mesin. Karena terlalu seringnya pergantian shift maka akan banyak waktu yang terbuang sia-sia dan mesin pun otomatis tidak dijalankan.
Kesalahan tidak mutlak ada pada PT GIP, tapi Kemendikbud disinyalir juga mengalami kesalahan pada penyerahan soal yang akan dicetak. Di mana perjanjian 60 hari sebelum pelaksanaan UN soal harus sudah ada di PT GIP tapi pada kenyataannya Kemendikbud baru menyerahkan soal yg akan dicetak 25 hari sebelum pelaksanaan UN.
3. REPUBLIKA.CO.ID
4. Kompas.com
5.
