manajemen makalah

TUGAS MAKALAH MANAJEMEN

KESALAHAN MANAJEMEN

PT Ghalia Indonesia Printing (GIP)

Dosen pengampu :

Dra. Sri Yuni Widowati, MM

Penyusun :

UNIVERSITAS SEMARANG

2013/2014

Kata pengantar

Assalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh.

Alhamdulillahirabbilalamin, banyak nikmat yang Allah berikan, tetapi sedikit sekali yang kita ingat. Segala puji hanya layak untuk Allah Tuhan seru sekalian alam atas segala berkat, rahmat, taufik, serta hidayah-Nya yang tiada terkira besarnya, sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah dengan judul ” KESALAHAN MANAJEMEN PT Ghalia Indonesia Printing (GIP)”.

Dalam penyusunannya, penulis memperoleh banyak bantuan dari berbagai pihak, karena itu penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah memberikan dukungan, kasih, dan kepercayaan yang begitu besar. Dari sanalah semua kesuksesan ini berawal, semoga semua ini bisa memberikan sedikit kebahagiaan dan menuntun pada langkah yang lebih baik lagi.

Meskipun penulis berharap isi dari makalah ini bebas dari kekurangan dan kesalahan, namun selalu ada yang kurang. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun agar makalah ini dapat lebih baik lagi kedepannya.

Akhir kata penulis berharap agar makalah ini bermanfaat bagi semua pembaca.

DAFTAR ISI

BAB I

PENDAHULUAN

I.1 Latar Belakang Masalah

Dalam suatu perusahaan pasti mempunyai dua unsur penting yang tidak dapat dipisahkan untuk menunjang kelangsungan hidup perusahaan tersebut. Dua unsur itu adalah Sumber Daya Manusia dan Sumber Daya Bukan Manusia. Sumber daya bukan manusia meliputi mesin-mesin, peralatan, bahan baku dll.

Kedua unsur tersebut dalam operasionalisasinya tidak dapat dipisahkan satu sama lainnya, karena untuk mencapai tujuan organisasi kedua unsur tersebut memiliki hubungan timbal balik,di mana unsur yang satu membutuhkan adanya unsur yang lain. Peranan sumber daya manusia di dalam perkembangan teknologi industri sangat berperan besar.Walaupun teknologi secanggih apapun tidak dapat berjalan jika tidak diproses manusia. Teknik-teknik atau metode yang akurat tidak bisa menghasilkan apa-apabila tidak ada yang menerapkannya. Bahan baku tidak akan dapat diolah jika tidak ada manusia yang mengerjakannya. Karena pada dasarnya manusia juga lah yang akan menjalankan berbagai kegiatan demi tercapainya suatu tujuan organisasi.Sebab, manusia sebagai tenaga kerja dalam suatu perusahaan akan turut menentukan produktivitas demi tercapainya kesuksesan.

Sering terjadinya sustu masalah dalam perusahaan  bisa disebabkan karena manajemen perusahaan yang buruk. Bisa manajemen SDMnya atau dalam memanajemen mesin-mesin dan peralatan-peralatan perusahaan. Apabila manajemen SDM nya yang kurang baik kemungkinan dalam manajemen pengoperasional mesin dalam untuk mengoptimalkan kinerja mesin juga kurang.

Kesalahan penanganan manajemen SDM pada P.T Ghalia Indonesia Printing telah mengakibatkan ketidaktepatan dalam pelaksanaan Ujian Nasional tahun 2013. Di 11 propinsi di Indonesia ujian nasional diundur dari jadwal yang telah ditentukan semula. Ini diakibatkan pendistribusian soal dari percetakan ke sekolah tidak tepat waktu.

I.2 RUMUSAN MASALAH

Berdasarkan latar belakang masalah tersebut, rumusan masalah adalah sebagai berikut:

1.      Bagaimana kesiapan P.T GIP dalam pelaksanaan percetakan soal naskah ujian ?

2.      Apa penyebab proses percetakan bisa tidak tepat waktu ?

3.      Factor manajemen manakah yang menyebabkan proses percetakan jadi terhambat ?

4.      Jika dari segi eksternal, apakah yang menyebabkan terhambatnya proses cetak soal ?

5.      Apakah penggunaan manajemen waktu pada perusahaan ini telah tepat ?

6.      Bagaimana proses pendistribusian soal kepada masing-masing sekolah ?

I.3 TINJAUAN PUSTAKA

BAB II

FENOMENA MANAJEMEN PT GHALIA INDONESIA PRINTING (GIP)

Menengok percetakan yang bikin UN amburadul

Menengok Kesiapan PT GIP dalam Mencetak Naskah Soal UN

Pelaksanaan ujian nasional (UN) di 11 provinsi terpaksa ditunda. Amburadulnya UN tahun ini disebabkan distribusi naskah soal yang terlambat. Beberapa soal juga tertukar sehingga ribuan peserta UN, tak bisa menjalani ujian.

Salah satu faktor tertundanya UN adalah kegagalan PT Ghalia Indonesia Printing, memenuhi target pengiriman naskah soal UN. Perusahaan itu beralamat di Jl Rancamaya KM 1 Nomor 47, Kelurahan Bojongkerta, Kecamatan Bogor Selatan, Kota Bogor.

Untuk menuju ke lokasi pabrik percetakan itu, lebar jalannya pun tidak cukup besar, namun cukup untuk kendaraan dari dua arah yang berbeda. Posisinya juga tak jauh dari Jl Raya Sukabumi yang saban hari selalu diwarnai kemacetan.

P.T Ghalia Indonesia Printing  mencetak soal untuk Kalimantan Selatan, Kalimantan Timur, Sulawesi Utara, Sulawesi Tengah, Sulawesi Selatan, Sulawesi Tenggara, Bali, Nusa Tenggara Barat, Nusa Tenggara Timur, Gorontalo, dan Sulawesi Barat

Direktur P.T GIP menjelaskan, ini untuk kedua kalinya perusahaannya mencetak soal ujian nasional. Kali ini, dia mengaku kesulitan memasukkan soal ke boks karena setiap kelas ada 20 variasi soal. Hamzah meminta kelonggaran waktu 60 hari untuk mencetak dan mendistribusikan karena Ghalia mencetak paling banyak, namun pihak Kementerian hanya memberi waktu 25 hari. Untuk mempercepat penyelesaian, P.T GIP menambah jumlah pekerja.

Permasalahan Awal Tender PT GIP

Sangat perlu diadakan penelusuran dan investigasi terutama berkaitan dengan dugaan suap dalam tender percetakan naskah soal ujian, yang menjadi sumber karut-marut pelaksanaan UN. Bagaimana mungkin untuk pencetakan soal-soal ujian yang demikian banyak dan jelimet, salah satu pemenang tendernya adalah PT Ghalia Indonesia Printing (GIP) yang berkedudukan di Bogor. Tak ada kepentingan apa pun di balik ini. Tapi yakinlah, ada banyak percetakan berkualitas, yang tersebar di NTT, Bali, Sulawesi, dan Papua, yang mampu memenuhi standar mutu dan tenggat waktu yang dibutuhkan untuk pencetakan soal UN.

Kesalahan Manajemen pada PT GIP

Menurut sumber yang dapat dipercaya menjelaskan bahwa, pabrik percetakan itu dikelola dua manajemen yang berbeda. Satu manajemen PT Yudhistira Ghalia Indonesia selaku penerbit buku pelajaran, dan PT Ghalia Indonesia Printing selaku perusahaan yang memiliki hajat untuk mencetak naskah soal UN.

"Jadi bukan karena persoalan infrastrukturnya, kalau soal peralatan tidak baik, sudah pasti tidak bisa ikut tender, jadi masalahnya itu di manajemen. Manajemennya buruk," ungkap Mendikbud M Nuh,

Masalah manajemen PT GIP, lanjut M Nuh, terkait belum dimasukkan naskah ujian itu dalam amplop untuk dikirim ke sekolah-sekolah di 11 provinsi. "Yang belum selesai itu pemasukan naskah di amplop untuk dikirim ke sekolah, jadi bukan persoalan infrastruktur," ujarnya.

Spekulasi Terkait Keterlambatan Soal

Sebenarnya keterlambatan ini sudah tercium sejak H-10 pelaksanaan UN 2013. Semestinya, saat H-10, naskah soal sudah siap dalam kotak-kotak yang dipilah berdasarkan kabupaten/kota, kelas, dan sekolah. Kenyataannya, naskah soal masih belum terkumpul rapi pada H-10.

PT Ghalia Indonesia Printing meminta waktu 60 hari untuk merampungkan pekerjaan mereka namun Kemendikbud hanya memberikan 25 hari

Areal percetakan terlalu penuh. Memasukan soal ke amplop sudah selesai. Tapi untuk dimasukan ke box sesuai sekolah itu yang sedikit lama. Materi cukup kompleks sehingga packing terhambat. Untuk mengatasi tersebut, pihak P.T Ghalia Indonesia Printing menyatakan telah menambah jumlah karyawan agar proses pengepakan segera selesai. Normalnya P.T GIP memakai 200 pegawai, sekarang ditambah sampai 500 karyawan.

 Jika membaca berita-berita yang beredar saat ini, ada beberapa “pengakuan dan fakta” yang bisa digunakan untuk mendapatkan root cause dan harus dibuktikan lebih lanjut:

 1) Kamil Zaki Permada, perwakilan PT Ghalia dari divisi legal, mengungkapkan keterlambatan itu akibat order soal dari Kementerian Pendidikan Nasional terlambat masuk percetakan. Menurutnya order soal seharusnya masuk ke percetakan 60 hari sebelum UN sesuai perjanjian kerja. Namun pada kenyataannya soal baru masuk 25 hari menjelang pelaksanaan UN (metrotvnews.com 15/4).

 2) Direktur PT Ghalia Indonesia Printing, Lukman Hamzah mengakui kesulitan dalam menyeleksi naskah ujian nasional tiap sekolah. Selain itu, banyaknya jumlah soal yang dicetak dan kurangnya sumber daya manusia (SDM) dalam memasukkan kategori-kategori soal ujian (VIVA.co.id)

Alur Proses Cetak Soal

Apakah cukup waktu 25 hari padahal standard waktu cetak PT Ghalia adalah 60 hari untuk 106,5 juta soal ujian? (© VIVA.co.id)

Secara garis besar, proses Pre-Press memerlukan waktu paling tidak 5 hari kerja. Data yang diterima dari Customer, dalam hal ini Diknas, tidak bisa serta merta dicetak seperti kita mencetak file dari komputer. Ada proses di bagian DTP (Desktop to Publishing), dimana data (biasanya file pdf) di mounting atau diatur sedemikian rupa sehingga setelah cetak, posisi masing-masing halaman bisa ketemu, serta dilengkapi dengan pascruiss (garis bantu untuk pemotongan kertas setelah cetak). Tentunya ini harus disesuaikan dengan ukuran kertas dan jenis mesin printing yang akan digunakan.

Jika menggunakan 2 mesin yang berbeda, tentunya akan ada 2 data pula. Konon, ada 20 jenis soal untuk tiap mata pelajaran yang diuji. Artinya, operator DTP minimal harus membuat 80 jenis data mounting untuk 4 mata pelajaran UN(diluar data untuk kertas jawaban lho). Lalu data mounting yang telah dibuat harus di print out dan diperiksa oleh bagian Quality Control (QC) serta dicocokkan dengan data pdf yang asli. Jika PT Ghalia mempunyai mesin comparison data, waktu yang dibutuhkan tidak akan lebih lama dibandingkan dengan pemeriksaan manual (visual) oleh Inspektor QC.  Setelah pemeriksaan selesai, biasanya print out data tersebut dibawa ke Customer untuk mendapatkan approval (persetujuan). Ini-pun perlu waktu dari Customer untuk memeriksa print out data tersebut.  Setelah mendapatkan approval Customer, mulailah proses pembuatan Plate untuk mencetak. Jika PT Ghalia mempunyai mesin CTP (Computer to Plate) tentu proses ini akan lebih cepat dari pada menggunakan mesin CTF (Computer to Film). Karena CTP memungkinkan kita membuat Plate cetak dengan hanya menekan tombol enter di komputer. Sedangkan CTF, outputnya adalah Film yang harus di proses lagi menjadi Plate cetak.

 Jika proses pembuatan Plate cetak sudah selesai, maka barulah bisa dimulai proses cetak menggunakan mesin cetak. Tentunya ada proses persiapan, proses approval awal sebelum proses cetak, sehingga kesalahan cetak bisa dideteksi sedini mungkin.

Estimasi Perhitungan Percetakan Soal (Pengoptimalan Manajemen Waktu)

Proses cetak tergantung kemampuan mesin cetak, ada mesin yang mampu mencetak 13.000 - 20.000 lembar per jam. Dari jumlah mesin yang digunakan, bisa dihitung estimasi berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mencetak 106,5 juta soal ujian.

Estimasinya sbb.:

 Anggap saja 1 mesin cetak mampu mencetak 20.000 lembar per jam.

 Jika PT Ghalia menggunakan 10 mesin cetak yang sama, maka berapa waktu yang dibutuhkan untuk mencetak 106,5 juta lembar?

  Jawab :

 106.500.000 lembar : 20.000 lembar/jam = 5.325 jam untuk 1 mesin.

 Jika 10 mesin, maka masing-masing mesin perlu waktu 532,5 jam atau 22,185 hari.

             Memang, angka diatas adalah perhitungan kasar. Karena ada beberapa cara untuk mempersingkat waktu cetak, misalnya mencetak diatas kertas ukuran plano, sehingga dalam satu kertas bisa memuat beberapa soal ukuran A4 . Yang perlu dicatat adalah ada kalanya proses cetak tidak mulus begitu saja, terkadang ada masalah yang membuat Operator menghentikan mesin ditengah proses cetak. Apalagi jika PT Ghalia memberlakukan sistem 3 shift untuk menguber waktu delivery, tentunya masalah-masalah yang terjadi ditengah proses akan lebih banyak. Ini perlu didata waktunya sebagai waktu yang terbuang.

Kesalahan Manajemen SDM PT GIP

Kenapa (Why 2) sulit menyeleksi naskah ujian nasional tiap sekolah?

 Saya hanya membayangkan, dari 106,5 juta soal ujian dipilah-pilah lagi menurut mata pelajarannya, kemudian dipilah lagi menurut jenis-jenis soalnya (konon ada 20 jenis) dan dipilah-pilah lagi untuk daerah tujuan (11 provinsi) serta beberapa rayon dan sekolah didalam provinsi tersebut, ini memerlukan sumbar daya manusia yang mumpuni.

 Jika sang Direktur sudah mengakui kesulitannya, ini berarti ada kesalahan Management dimana mereka tidak siap dengan SDM untuk melakukan pekerjaan besar ini. Makanya, jangan heran apabila ada lembar soal yang kurang atau tertukar pada saat pelaksanaan UN.

Enam percetakan yang ikut serta dalam proyek UN 2013 ini adalah PT Pura Barutama, PT Balebat Dedikasi Prima, PT Ghalia Indonesia Printing, PT Jasuindo Tiga Perkasa, PT Karsa Wira Utama, dan PT Temprina Media Grafika. Dari enam perusahaan percetakan itu, hanya satu percetakan yang melakukan kesalahan fatal pada UN tahun ini, yakni PT Ghalia Printing Indonesia. Naskah-naskah soal ujian yang dicetak oleh PT Ghalia terlambat dikirimkan ke daerah.

Hasil Investigasi terhadap Manajemen PT GIP

Mengapa Kemendikbud tidak mempercayakan pekerjaan itu ke daerah-daerah, dan hanya percaya kepada PT GIP? Padahal, dengan mencetak tersebar di daerah-daerah, tenggat waktu tidak akan menjadi masalah dan distribusi soal-soal UN pun bisa lebih cepat. Bila Kemendikbud meragukan terjaganya karahasiaan soal, hal itu tak perlu dirisaukan. Tempatkan para pengawas yang matanya selalu siap mengawasi potensi kebocoran soal. Ini tidak sulit. Tapi, sekali lagi, godaan uang rupanya lebih kencang ketimbang hasrat untuk meningkatkan mutu pendidikan nasional.

Sebelumnya, Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Kemendikbud) menyatakan bahwa keterlambatan distribusi soal-soal Ujian Nasional (UN) adalah murni kesalahan PT Ghalia Indonesia Printing sebagai perusahan pemenang tender pencetakan soal ujian.

Wakil Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Bidang Pendidikan, Musliar Kasim, menjelaskan PT Ghalia mengalami masalah teknis sehingga tidak bisa menyelesaikan pengadaan soal ujian tepat waktu.

Karena itu, Musliar menyampaikan bahwa Kemedikbud bersedia diperiksa jika memang keterlambatan pencetakan soal ujian yang menyebabkan UN terkendala adalah kesalahan pihaknya.

Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan telah mempelajari penyebab keterlambatan distribusi soal UN untuk SMA/MA/SMA LB/Paket C pekan lalu. 

Hasilnya, menurut Menteri Mohammad Nuh, terletak pada pengalihan percetakkan UN dari PT Ghalia Indonesia Printing kepada tiga percetakan pemenang tender UN lainnya.

"Jadi setelah kami pelajari keterlambatan UN SMA kemarin kami yakin tidak mungkin PT Ghalia menyelesaikan. Maka kami ambil alihkan ke tiga percetakkan lainnya," kata Nuh saat melakukan inspeksi mendadak (sidak) Ujian Nasional (UN) Senin (22/4) di SMPN 30 Jakarta Utara. 

Mengenai kesalahan distribusi, Nuh meminta agar diantisipasi dengan baik oleh dinas pendidikan di daerah. Caranya dengan saling koordinasi antara dinas pendidikan provinsi hingga kabupaten/kota.

BAB III

PENUTUP

III.1 KESIMPULAN
Kesalahan dalam pengelolaan manajemen dalam perusahaan percetakan ini sangat terlihat. Dimana sang Direktur telah mengakui bahwa mengalami banyak hambatan dan kesuliatan dalam menangani proyek ini. Perusahaan kekurangan banyak tenaga ahli, dalam proses percetakan maupun proses packing soal yang dicetak. Kinerja dalam pengelolaan mesin cetaknyapun kurang maksimal, karena perusahaan memakai sistem kerja 3 shift. Disinilah letak kurang maksimalnya kinerja mesin. Karena terlalu seringnya pergantian shift maka akan banyak waktu yang terbuang sia-sia dan mesin pun otomatis tidak dijalankan.
Kesalahan tidak mutlak ada pada PT GIP, tapi Kemendikbud disinyalir juga mengalami kesalahan pada penyerahan soal yang akan dicetak. Di mana perjanjian 60 hari sebelum pelaksanaan UN soal harus sudah ada di PT GIP tapi pada kenyataannya Kemendikbud baru menyerahkan soal yg akan dicetak 25 hari sebelum pelaksanaan UN.

DAFTAR PUSTAKA

1.    http://pangan.atjehpost.com/read/2013/05/08/51014/0/17/Mendikbud-bakal-umumkan-hasil-investigasi-kacaunya-UN-pekan-depan#sthash.FCIQSALP.dpuf

2.      http://pangan.atjehpost.com/read/2013/05/08/51014/0/17/Mendikbud-bakal-umumkan-hasil-investigasi-kacaunya-UN-pekan-depan#sthash.FCIQSALP.dpuf

3.      REPUBLIKA.CO.ID

4.      Kompas.com

5.